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Datenschutzerklärung

Stand: 30.03.2026

1. Verantwortlicher

Botgarten GbR
Ignystraße 14
50858 Köln
E-Mail: admin@angebots-autopilot.de

2. Überblick der Datenverarbeitung

Angebots-Autopilot ist ein Dienst, der Handwerksbetrieben ermöglicht, per WhatsApp- oder Telegram-Sprachnachricht professionelle PDF-Angebote zu erstellen. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet, die im Folgenden erläutert werden.

3. Erhobene Daten

3.1 Daten des Handwerkers (Nutzer)

  • WhatsApp-Telefonnummer bzw. Telegram-Benutzer-ID
  • Firmenname, Adresse, Steuernummer, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
  • Bankverbindung (IBAN, BIC) — nur bei Rechnungserstellung
  • Stundensatz, Materialaufschlag und weitere Kalkulationsparameter
  • Hochgeladene Preislisten (CSV)

3.2 Daten aus Sprachnachrichten

  • Audiodateien (werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht auf dem Server gespeichert)
  • Transkriptionstexte (werden dauerhaft als Teil des Angebots gespeichert)
  • Fotos von der Baustelle (werden auf dem Server gespeichert)

3.3 Daten Dritter (Endkunden des Handwerkers)

  • Kundennamen, Adressen und Telefonnummern, die in Sprachnachrichten genannt oder in Angeboten erfasst werden

3.4 Zahlungsdaten

  • Stripe-Kundennummer, Abonnement-Informationen
  • Kreditkarten- oder SEPA-Daten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert

3.5 Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Server automatisch: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffszeitpunkt. Diese Daten werden für maximal 30 Tage gespeichert.

4. Zweck und Rechtsgrundlage

ZweckRechtsgrundlage
Erstellung von Angeboten und RechnungenArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)
Zahlungsabwicklung über StripeArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)
Spracherkennung (Speech-to-Text)Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)
KI-gestützte AngebotsextraktionArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)
Server-Logs, IT-SicherheitArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

5. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Zur Erbringung unseres Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein:

5.1 Anthropic, PBC (USA) — KI-Textverarbeitung

Transkripte der Sprachnachrichten sowie Angebotsdaten (inkl. Kundennamen und -adressen) werden an die Claude-API von Anthropic übermittelt, um Angebotspositionen zu extrahieren. Anthropic verarbeitet diese Daten gemäß ihrer Datenschutzerklärung. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) mit Standardvertragsklauseln (SCCs).

5.2 Groq, Inc. (USA) — Spracherkennung

Audiodateien werden an die Groq Whisper-API übermittelt und dort in Text umgewandelt. Die Audiodaten werden von Groq nach Verarbeitung nicht gespeichert. Es besteht ein AVV/DPA mit SCCs. Datenschutzerklärung von Groq.

5.3 OpenAI, Inc. (USA) — Spracherkennung (Fallback)

Falls der primäre Spracherkennungsdienst nicht verfügbar ist, werden Audiodateien an die OpenAI Whisper-API übermittelt. Es besteht ein AVV/DPA mit SCCs. Datenschutzerklärung von OpenAI.

5.4 Stripe, Inc. (USA) — Zahlungsabwicklung

Für die Abonnementverwaltung und Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe. Stripe ist als eigenständiger Verantwortlicher für die Zahlungsdaten tätig. Datenschutzerklärung von Stripe.

5.5 Hetzner Online GmbH (Deutschland) — Hosting

Unsere Server werden bei Hetzner in Deutschland betrieben. Alle gespeicherten Daten verbleiben in deutschen Rechenzentren. Datenschutzerklärung von Hetzner.

5.6 Telegram Messenger Inc. — Nachrichtenübermittlung

Bei Nutzung über Telegram werden Nachrichten über die Telegram Bot API übermittelt. Telegram verarbeitet diese Daten gemäß ihrer Datenschutzerklärung.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Daten werden an Dienstleister in den USA übermittelt (Anthropic, Groq, OpenAI, Stripe). Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. auf Basis des EU-US Data Privacy Framework (DPF), sofern der Empfänger zertifiziert ist. Wir haben mit allen US-Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPA) abgeschlossen.

7. Speicherdauer

  • Audiodateien: Werden nicht gespeichert (nur im Arbeitsspeicher verarbeitet)
  • Transkripte und Angebote: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB)
  • Fotos: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses, maximal 1 Jahr nach Angebotserstellung
  • Nutzerkonto: Bis zur Löschung durch den Nutzer oder 2 Jahre nach letzter Aktivität
  • Server-Logs: Maximal 30 Tage
  • Zahlungsdaten: Gemäß den Aufbewahrungsfristen von Stripe

8. Cookies

Unsere Website verwendet keine Cookies und keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge. Es werden keine externen Schriftarten von Drittanbietern geladen.

9. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir über Sie speichern
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
  • Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten (z.B. per Chat-Befehl „Konto löschen“)
  • Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: admin@angebots-autopilot.de

Wir werden Ihr Anliegen innerhalb eines Monats beantworten.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de